Gérer une équipe est un exercice difficile. C’est encore plus vrai lorsque les collaborateurs sont éparpillés sur plusieurs sites ou que certains travaillent en distanciel. Le dirigeant, le chef de projet ou bien le leader ayant l’habitude de manager en présentiel doit alors apprendre à manager une équipe à distance. Il doit arriver à être présent pour son équipe, tout en étant absent physiquement.
Pourquoi apprendre à manager son équipe à distance ?
Apprendre à manager une équipe à distance est un véritable atout pour une entreprise.
S’adapter aux périodes de turbulences
Les débuts de la crise sanitaire ont prouvé que le télétravail imposé et sans organisation avait un impact négatif fort. Savoir manager une équipe en ligne fait donc partie des soft skills, des compétences comportementales, fortement recherchées. Cette compétence permet à l’entreprise de devenir plus agile.
Gagnez en efficacité
Le management à distance permet de gagner en productivité, en particulier dans les entreprises ayant des équipes dispersées sur plusieurs sites et devant travailler en mode projet ou celles dont les collaborateurs sont fréquemment en déplacement. Savoir manager une équipe à distance est également un véritable atout pour intégrer efficacement des indépendants.
Épanouissement personnel pour les employés
Les télétravailleurs apprécient avoir plus de latitude pour organiser leur journée. De plus, ne plus perdre de temps dans les transports permet de dégager du temps et contribue à un meilleur équilibre vie professionnelle – vie privée.
Comment convaincre son entreprise de développer le management à distance ?
Manager une équipe à distance est une source de crainte pour de nombreux dirigeants et managers de proximité. En effet, ils craignent la déshumanisation des rapports au sein de l’entreprise et le non-respect des horaires imposés. Mettre en place le télétravail et/ou un management en ligne vous semblent une nécessité ? Voici quelques astuces, afin de convaincre votre entreprise.
Analyser l’adaptabilité des employés
La première étape consiste à lister les postes qui peuvent être exercés en télétravail. Les managers peuvent ensuite interroger les employés concernés sur leur envie de travailler à distance et sur leur environnement (possibilité d’avoir un espace calme dans son logement, bonne connexion, …).
Cette analyse peut être complétée par une période de test pour vérifier le degré de préparation des employés en situation réelle et pour analyser l’efficacité du management d’une équipe en distanciel.
Expliquer au top management les avantages pour l’entreprise
Le manager de terrain peut préparer des arguments, afin de convaincre les dirigeants de l’entreprise :
- Une meilleure productivité attestée par des observations réalisées pendant la crise sanitaire,
- Les générations X et Y sont à la recherche d’une plus grande flexibilité,
- Les télétravailleurs peuvent voir leur niveau de stress diminuer lorsque le télétravail se déroule dans de bonnes conditions
- Le télétravail peut ne concerner qu’une partie du temps de travail.
S’assurer que l’équipe dispose de tous les outils pour travailler et communiquer efficacement à distance
L’équipe doit avoir les outils pour travailler à distance : matériel informatique, système de messagerie performant…
Définir des objectifs et des règles simples pour manager son équipe en distanciel
Dans le cadre du télétravail, le management de supervision doit devenir un management de résultat. Pour y parvenir, des objectifs et un cadre doivent être fixés.
Créer une charte de travail
Afin que chaque collaborateur travaillant en distanciel connaisse les règles à respecter, il est utile de rédiger une charte de travail. Cette charte va mentionner tout ce qui est utile à l’organisation du télétravail : les préavis pour les congés, les heures de connexion, les jours de réunion, les outils de communication à utiliser notamment en cas d’urgence…
Créer un système d’évaluation clair et mesurable
Un outil de gestion de projet, comme Trello, permet d’avoir une idée précise de l’avancement d’une tâche. De plus, des critères quantifiables doivent permettre de suivre la progression des différents objectifs et projets par exemple. Ces critères doivent faire l’objet d’un débriefing et de feedbacks.
Définir une plage horaire pour chaque activité précise
Pour être efficace en télétravail, il est important d’être organisé. Les collaborateurs n’étant pas habitués à ce mode de fonctionnement peuvent rencontrer des difficultés pour s’autodiscipliner. En fixant une plage horaire pour chaque activité, le manager joue pleinement son rôle d’accompagnateur. Il doit également garder à l’esprit que son comportement doit être exemplaire. Ainsi, il va appeler les membres de son équipe uniquement pendant les heures de travail.
Adapter son management habituel au télétravail
Manager son équipe en ligne nécessite d’adapter son management habituel.
Organisez des réunions hebdomadaires pour maintenir la cohésion d’équipe
Les réunions hebdomadaires sont l’occasion de garder le lien avec son équipe. Lors de ces réunions, le manager va faire un point sur l’avancée des projets mais également laisser ses collaborateurs s’exprimer, afin de mesurer leur motivation et leur état d’esprit. C’est, d’ailleurs, le moment pour le manager à distance de rappeler qu’il reste disponible pour épauler un télétravailleur en cas de difficulté.
Faites confiance à votre équipe
Face aux télétravailleurs, aux travailleurs détachés, le manager peut avoir l’impression de ne plus avoir le contrôle. Il risque alors de fixer des règles trop strictes. Or, le micro-management est source de démotivation pour les collaborateurs, qui vont alors se sentir surveillés.
Éliminez les distractions autour de vous
Se concentrer sur son travail à son domicile peut s’avérer compliqué, y compris pour les chefs d’équipe. L’idéal est de se mettre dans un état d’esprit « travail » en adoptant notamment une tenue vestimentaire adéquate. De plus, un espace bureau doit être aménagé.
Communiquez de façon claire et efficace avec votre équipe
Prévoir une visioconférence avec une heure de début et une heure de fin, ainsi qu’un ordre du jour, oblige à communiquer de manière claire et succincte. Si lors de cette réunion, le manager d’équipe en distanciel sent qu’un collaborateur est en difficulté, moins impliqué, il peut le contacter pour un débriefing individuel et un soutien personnalisé.
Se former au management à distance avec Sagittarius
En tant que manager, si vous éprouvez des difficultés à faire cette transition, notre équipe peut vous accompagner et vous former grâce à une formation personnalisée sur ce sujet. Vous apprendrez, entre autres, à mieux planifier votre temps et celui de votre équipe, à motiver le groupe à distance et à apprendre à faire confiance. N’hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations.